Sếp giỏi không làm thay nhân viên: nghệ thuật giao việc đúng người, đúng việc

Có một hình ảnh quen thuộc trong nhiều công ty: người sếp đến sớm nhất, về muộn nhất, lúc nào cũng bận rộn, nhưng đội ngũ bên dưới lại làm việc cầm chừng. Sếp than rằng nhân viên không chủ động, nhân viên thì than rằng sếp không tin tưởng ai. Vòng luẩn quẩn này thường bắt đầu từ một thói quen rất khó bỏ: sếp làm thay việc của nhân viên, với lý do làm như vậy nhanh hơn và chắc chắn hơn.

Lý do nghe có vẻ hợp lý. Người quản lý thường là người giỏi chuyên môn nhất trong đội, nên họ làm một việc trong một giờ trong khi nhân viên có thể mất cả buổi. Nhưng phép tính này chỉ đúng trong ngắn hạn. Mỗi lần sếp làm thay, nhân viên mất đi một cơ hội học việc, còn sếp mất đi một giờ lẽ ra dùng cho việc chỉ sếp mới làm được: định hướng, quyết định và phát triển con người. Lâu dần, đội ngũ trở nên phụ thuộc, sếp trở thành nút thắt cổ chai của mọi việc, và công ty không thể lớn hơn năng lực của một người.

Giao việc bắt đầu từ việc chọn đúng người

Giao việc không phải là trút việc mình không muốn làm xuống cho người khác. Một nhiệm vụ được giao đúng người là nhiệm vụ vừa sức nhưng hơi thách thức, gắn với điểm mạnh của người nhận và có ý nghĩa rõ ràng với mục tiêu chung. Người quản lý cần hiểu từng thành viên: ai cẩn thận với số liệu, ai giỏi giao tiếp với khách hàng, ai có tư duy hệ thống, ai đang cần một thử thách để bứt phá. Khi việc được giao khớp với năng lực và động lực của người nhận, chất lượng công việc tăng lên mà không cần sếp phải đứng kèm bên cạnh.

Ngược lại, giao việc sai người gần như chắc chắn dẫn tới hai kết cục xấu: hoặc nhân viên làm không đạt và sếp phải làm lại, hoặc nhân viên làm được nhưng kiệt sức vì việc đó không thuộc sở trường của họ. Cả hai đều làm mòn niềm tin. Vì vậy, trước khi giao việc, hãy dành vài phút tự hỏi: người này có đủ năng lực chưa, có cần hỗ trợ gì thêm không, và việc này có giúp họ trưởng thành hơn không. Nếu câu trả lời đều là không, có lẽ nên giao cho người khác hoặc chia nhỏ nhiệm vụ ra.

Trao quyền phải đi kèm với chấp nhận sai sót

Nhiều nhà quản trị nói rằng mình đã trao quyền, nhưng thực tế họ chỉ trao việc, còn quyền quyết định vẫn giữ chặt trong tay. Nhân viên được giao việc nhưng mỗi quyết định nhỏ đều phải xin ý kiến sếp, thì đó không phải là trao quyền mà là thêm một khâu trung gian. Trao quyền thật sự có nghĩa là cho phép nhân viên quyết định trong phạm vi đã định, kể cả khi quyết định đó không giống cách sếp vẫn làm.

Đi kèm với trao quyền là sự chấp nhận sai sót. Nhân viên mới nhận việc khó tránh khỏi mắc lỗi, và cách sếp phản ứng với lỗi lầm sẽ quyết định họ có dám nhận việc khó lần sau hay không. Nếu mỗi lỗi lầm đều bị quy trách nhiệm nặng nề, nhân viên sẽ chọn cách an toàn: chỉ làm những việc quen thuộc và đẩy việc khó lên cho sếp. Ngược lại, nếu lỗi được xem là chi phí học tập hợp lý, được phân tích để rút kinh nghiệm thay vì đổ lỗi, đội ngũ sẽ ngày càng mạnh dạn hơn. Tất nhiên, chấp nhận sai sót không có nghĩa là buông lỏng. Những lỗi lặp lại nhiều lần, lỗi do cẩu thả hay thiếu trách nhiệm vẫn cần được xử lý nghiêm túc và rõ ràng.

Cuối cùng, giao việc giỏi còn là biết giữ lại những việc chỉ mình mới làm được. Chiến lược, quyết định nhân sự quan trọng, quan hệ đối tác chiến lược và việc phát triển con người là những việc không thể giao khoán. Một người quản lý dành thời gian cho đúng những việc này, còn lại giao cho đội ngũ với sự tin tưởng và khuôn khổ rõ ràng, sẽ thấy công ty vận hành trơn tru hơn, nhân viên trưởng thành nhanh hơn và chính mình cũng bớt kiệt sức hơn rất nhiều.